Så här hanterar vi dina personuppgifter
För Flens kommun är det viktigt att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt. Dataskyddsförordningen med tillhörande lagstiftning är till för att för att förhindra att din personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Här kan du läsa mer om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift om du tydligt kan identifieras på bilden.
Behandling av personuppgifter
“Behandla” är ett brett begrepp och omfattar allt som vi gör med dina personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen är insamling, registrering, spridning och bearbetning några exempel på behandling av personuppgifter.
Hur samlar vi in personuppgifter om dig?
Dina personuppgifter registreras hos oss när du exempelvis ansöker om förskoleplats, ekonomiskt bistånd eller bygglov. Om du skickar e-post, lämnar ett medborgarförslag, lämnar en synpunkt, ställer en fråga, gör en felanmälan eller kontaktar oss på till exempel Instagram eller Facebook ger du oss samtycke att behandla dina personuppgifter. Tänk på att inte skicka känsliga information till oss via e-post och sociala medier eftersom det inte är ett säkert sätt att överföra information på. Känsliga personuppgifter är exempelvis information om etniskt ursprung, religiösa och politiska åsikter, hälsotillstånd eller medlemskap i fackförening. Tänk även på att inte skicka till exempel personnummer, information om personliga förhållanden och sekretessbelagd information via e-post.
I vissa ärenden kan vi behöva hämta kompletterande information, exempelvis från nationella databaser eller från andra myndigheter som du har kontakt med.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
För att Flens kommun ska kunna erbjuda sina tjänster och fullgöra sina åtaganden mot dig behöver vi hantera uppgifter om dig. Personuppgifterna används exempelvis som underlag för ärendehandläggning, administration, tillsyn, fakturering och framtagande av statistik.
Laglig grund
All behandling av personuppgifter som vi utför måste vila på minst en rättslig grund, i annat fall är behandlingen olaglig. För de uppgifter som hämtas in av kommunens olika verksamheter är samtycke i de flesta fall inte nödvändigt. Det beror på att uppgifterna används i samband med exempelvis myndighetsutövning, för att kunna fullgöra en skyldighet som åligger kommunen eller att ett avtalsförhållande föreligger.
Vem har ansvaret för personuppgifterna?
Varje nämnd inom Flens kommun är personuppgiftsansvarig för sin specifika verksamhet. Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för gemensamma nämnd övergripande behandlingar, såsom e-postsystemet.
Kommunstyrelsen
Barn-, utbildnings- och kulturnämnden
Samhällsbyggnadsnämnden
Socialnämnden
Jävsnämnden
Valnämnden
Överförmyndare
Vem har tillgång till dina personuppgifter?
Dina personuppgifter är bara tillgängliga för personer som behöver dem för att utföra sina arbetsuppgifter.
Enligt offentlighetsprincipen har allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda enligt lag. Eftersom dina personuppgifter kan ingå i allmänna handlingar betyder detta att till exempel andra personer samt mediebolag eller marknadsföringsbolag har rätt att ta del av dessa handlingar. En sekretessprövning genomförs alltid innan en allmän handling lämnas ut.
Vi kan komma att lämna ut personuppgifter till andra myndigheter vid överklagande av beslut eller till polisen, skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.
Hur länge sparar vi dina uppgifter?
Dina personuppgifter sparas så länge de behövs för det aktuella ärendet. Om kommunen har en skyldighet att bevara den handling som personuppgifterna ingår i enligt tryckfrihetsförordningen, arkivlagen eller andra författningar exempelvis patientdatalagen, socialtjänstlagen och bokföringslagen så kommer de att sparas i enlighet med den tillämpliga lagen.
Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet
Vi frågar inte eller ber dig lämna ut känsliga uppgifter om din person som exempelvis personnummer, kreditkortsnummer eller inloggningsuppgifter via telefon eller e-post. Om det behövs känsliga personliga uppgifter från dig för att utföra någon tjänst på webbplatsen behöver du identifiera dig genom att just du är du med e-legitimation.
Om du vill utföra en tjänst som kräver inloggning eller identifiering kan du inte vara anonym eller ha skyddad identitet. I och med att du identifierar dig vet systemet att det är du. I de fallen är det bättre att du vänder dig personligen till den som är ansvarig för tjänsten.
Vill du lämna synpunkter eller kontakta oss anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och blir en allmän handling.
Om du använder sociala medier
Om du använder sociala medier, till exempel Facebook eller instagram, för att komma i kontakt med kommunen så överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet) och uppgifterna kan också komma att överföras till, och behandlas i, länder utanför EU/EES.
För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känsliga uppgifter till oss via sociala medier.
Vad har du för rättigheter?
Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig, ett s.k. registerutdrag. Du måste besöka stadshuset i Flen för att beställa ett registerutdrag eftersom vi måste säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Tänk på att ta med dig en giltig legitimation. Du kan välja att få registerutdraget skickat med ett rekommenderat brev till din folkbokföringsadress eller hämta det personligen i Flens stadshus.
Om dina uppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade eller ett att de används på ett mer begränsat sätt. Vi kan inte radera dina uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det föreligger ett lagstadgat krav på lagring.
I de flesta fall har du rätt att bli informerad om att vi har börjat behandla dina personuppgifter och varför vi gör detta. Det gäller även om du inte själv har lämnat ut dina uppgifter, utan att vi fått dem av någon annan.
Begäran om registerutdrag, information eller rättning av felaktiga uppgifter skickas till:
Kommunstyrelsens kansli
Flens kommun
642 81 Flen
Informationen kommer att sändas till din folkbokföringsadress.
Du har vidare rätt att i förekommande fall inge klagomål till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.
Du kan läsa mer om dataskyddsförordningen och dina rättigheter på datainspektionens webbplats.
Information Till Anställda Och Uppdragstagare Om Kommunens Hantering Av Personuppgifter
Information Till Anställda Och Uppdragstagare Om Kommunens Hantering Av Personuppgifter
Dataskyddsombud
I Flens kommun finns ett dataskyddsombud som övervakar att vi följer dataskyddsförordningen och som är kontaktperson för Datainspektionen samt för de registrerade.
Kontaktuppgifter
dataskyddsombud@flen.se
0157-43 00 00